1. Tiếp đón khách và làm thủ tục
• Chào đón khách đến khách sạn với thái độ lịch sự, nhiệt tình, đúng nghi thức.
• Thực hiện thủ tục check-in/check-out đúng quy trình.
• Cung cấp thông tin về dịch vụ khách sạn, tiện ích xung quanh, hướng dẫn khách lên phòng.
2. Nhận và xử lý đặt phòng
• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng qua điện thoại, email, các OTA (Agoda, Booking, Traveloka, v.v).
• Cập nhật phần mềm quản lý phòng (PMS) và phối hợp với các bộ phận liên quan.
3. Chăm sóc khách hàng
• Hỗ trợ khách các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu trú: gọi taxi, hướng dẫn địa điểm, hỗ trợ hành lý, đổi phòng, yêu cầu đặc biệt…
• Xử lý các phàn nàn của khách (nếu có) với thái độ cầu thị và chuyển tiếp đến cấp quản lý khi cần.
4. Quản lý thông tin và báo cáo
• Quản lý hồ sơ khách, kiểm tra và cập nhật đầy đủ thông tin khách trong hệ thống.
• Báo cáo tình trạng phòng hằng ngày cho các bộ phận liên quan (buồng phòng, kế toán…).
• Kiểm tra hóa đơn, thanh toán, giao ca đầy đủ, chính xác.
5. Phối hợp nội bộ
• Phối hợp với bộ phận buồng phòng, kỹ thuật, nhà hàng để đảm bảo yêu cầu khách được đáp ứng nhanh chóng.
• Hỗ trợ các sự kiện nhỏ trong khách sạn (đón đoàn, khách VIP, tour…).